De traditionele feedbackregels die veel mensen aangeleerd krijgen zijn deze (bron: wikipedia):
1. Noem eerst iets positiefs dat verband houdt met het onderwerp.
2. Zeg objectief wat er gebeurde waar je kritiek op hebt, spreek daaruit vanuit jezelf (in ik zinnen).
3. Vermijd het woord “maar”, zeg niet: Ik vond dat je het goed deed, maar je bent wel te veel aan het woord geweest. Zeg in plaats daarvan Ik vond dat je het goed deed. Ik zag dat je veel aan het woord was, of zeg bijvoorbeeld: ik hoorde jou zeggen dat….
4. Vertel wat hiervan het gevolg was, spreek ook vanuit jezelf. Bijvoorbeeld: dat had tot gevolg dat ik me ongelukkig voelde omdat ik mijn onderwerpen niet kon noemen…. idem
5. Geef een suggestie hoe dit beter zou kunnen. Bijvoorbeeld als je tussendoor had gevraagd of anderen nog iets wilde opmerken dan had ik me daar beter bij gevoeld.

Ik denk dat er verschillende dingen niet werken in deze feedbackregels.

Als iemand je feedback gaat geven, vanuit iets dat je wat hem betreft niet goed hebt gedaan, en die persoon begint met iets positiefs te zeggen, dan is de kans groot dat de feedbackontvanger denkt: “Ah, ik begrijp al wat jij aan het doen bent, dit positieve punt is een opmaat voor je kritiek. Het gaat om wat hij zo meteen gaat zeggen, ik zet me vast schrap”.

Vervolgens bij stap 2 en 3, komt de persoon “objectief” met wat er gebeurde waar de persoon kritiek op heeft en dat doet de persoon in “ik”-zinnen. Een ik-zin is per definitie subjectief, het draait namelijk om de perceptie en de beleving van de “ik”-persoon. Degene die de feedback ontvangt zal dit ervaren als het voorgehouden krijgen van een spiegel. Een spiegel voorgehouden krijgen werkt confronterend. Een persoonlijke spiegel werkt confronterend en wordt door de toehoorder ervaren als persoonlijk, pijnlijk, onnodig en langdurig. Als mensen zich geconfronteerd voelen schieten ze in de verdediging of in de tegenaanval.
Kritiek roept automatisch een defensieve reactie op.

De vierde stap is dat de feedbackgever iets negatiefs zegt over het effect op hem, in termen van zijn gevoel. Dit is hetzelfde als een “vage min” op iemand afvuren. Een negatieve innerlijke staat waarvan de ander de veroorzaker zou zijn. Als mensen een min op zich afkrijgen zijn ze sterk geneigd met een min te beantwoorden. Dat is reciprociteit: we hebben de neiging terug te geven wat er op ons afkomt. Deze stap zal negatieve gevoelens in de feedbackontvanger oproepen en die zal geneigd zijn om met zijn eigen negatieve gevoelens op de proppen te komen.

De vijfde stap is een suggestie hoe dit beter had gekund. Die stap is m.i. de enige nuttige stap in het feedbackregelslijstje. En dan vooral als dat wat beter had gekund niet in termen van persoonlijke gevoelens van de feedbackgever wordt verwoord, maar in termen van de gewenste situatie en wat die gewenste situatie zo belangrijk maakt.

Progressiegerichte feedback geven volgt deze feedbackregels niet. Het ziet er anders uit.

1. Verwoord de gewenste situatie in positieve en concrete termen en licht toe wat die gewenste situatie belangrijk maakt, wat het oplevert als de gewenste situatie is bereikt.
2. Stel vervolgens een vraag die de feedbackontvanger uitnodigt na te denken over zijn bijdrage aan het bereiken van de gewenste situatie.
Bijvoorbeeld: Het is belangrijk dat we in onze vergaderingen de voorstellen van iedereen horen en in overweging kunnen nemen, zodat we tot gezamenlijke afgewogen besluitvorming komen. Welke bijdrage zou jij eraan kunnen leveren zodat we de voorstellen van alle teamleden kunnen horen tijdens de vergadering?
feedback