Progressiemonitoring zonder micromanagement

Progressiemonitoring zonder micromanagement. Betekenisvolle progressie boeken is een van de meest motiverende aspecten in werk. Uit onderzoek van Teresa Amabile bleek dat kleine betekenisvolle progressie je hele dag goed kan kleuren, en dat het positieve innerlijke werkbeleving mogelijk maakt. Je denkt positief over je werk, je bent autonoom gemotiveerd voor je werk en je voelt je goed over je werk.

Vruchten plukken

Je plukt de vruchten van die bereikte betekenisvolle progressie pas wanneer je je bewust bent van de progressie die je hebt geboekt. Het monitoren van progressie is dan ook voor veel mensen nuttig en interessant om te doen. Ook in samenwerking met je collega’s kan het ondersteunend zijn om samen te reflecteren op de betekenisvolle progressie die jullie hebben geboekt.

Abstractieniveaus

Betekenisvolle progressie kan op allerlei verschillende niveaus van abstractie worden geformuleerd. Het kan gaan om dat to do lijstje dat je lekker hebt afgerond vandaag, en het kan ook gaan om de gezamenlijke strategische uitgangspunten die jullie in het management nu scherper voor ogen hebben. Wat betekenisvolle progressie is voor het team of individu in de specifieke context en situatie, is dan ook ‘maatwerk’.

Micromanagement

Progressiemonitoring kan dus op het niveau van concrete taken en to do lijstjes liggen. En dat is een interessant thema om eens onder de loep te nemen. Het kan veel voldoening geven als je lekker productief bent geweest. Maar to do lijstjes bijhouden kan ook een onderdrukkende en stressvolle ervaring zijn, waarbij je je gecontroleerd en gemicromanaged voelt. Hoe hoe kun je samen progressie monitoren zonder elkaar te micro managen?

Controlling vragen

Vragen die controlling kunnen overkomen zijn bijvoorbeeld: ‘Heb je dit al gedaan? Heb je dat al gedaan? Hoe ver ben je hiermee? Hoever ben je daarmee? Denk je hier wel aan? Denk je daar wel aan?’ Ook verwachten dat ieder bijvoorbeeld elke week terugrapporteert wat hij of zij die week heeft gedaan kan controlling overkomen. Nu werkt de progressie monitoring niet motiverend, en kan er irritatie ontstaan tussen collega’s.

Ruimte en vertrouwen

Door progressiemonitoring op een dergelijke controlling manier vorm te geven, belemmert dit de ruimte die de collega’s ervaren om de dingen in het eigen tempo en op de eigen manier te doen. Voor prettige samenwerking is het belangrijk om elkaar de ruimte te geven en op elkaar te vertrouwen dat de ander de dingen doet die hij of zij moet doen.

Samenwerken

Maar die ruimte kan ook omslaan naar langs elkaar heen werken. Als je geen zicht meer hebt op wat jullie allebei aan het doen zijn, dan kan dit zowel de kwaliteit van het eindproduct als de kwaliteit van de samenwerking ondermijnen. Het is immers vaak belangrijk om af te stemmen, elkaars inzichten te kennen en te benutten zodat je tot een gezamenlijk kwalitatief goed eindproduct kan komen. Om te voorkomen dat als de ontvanger van het eindproduct een vraag heeft over a, alleen collega a die vraag kan beantwoorden omdat collega b geen idee heeft. Als je progressie monitoring niet goed vormgeeft, kan er spanning ontstaan tussen elkaar ruimte geven en samen optrekken.

Progressiemonitoring

Het kan de kwaliteit van het product ten goede komen als je wel echt met elkaar optrekt en van elkaar leert. Effectieve progressiemonitoring begint met het vinden van een modus die voor jullie allebei werkt qua frequentie en moment en manier van afstemming. Bijvoorbeeld eens in de week een half uurtje, of per email elkaar verslag doen of in een gezamenlijke drive werken, om maar een paar voorbeelden te geven. De frequentie van progressie monitoring kan ook wisselen, bijvoorbeeld in de beginfase van een project wat vaker en in het midden wat minder frequent en aan het einde weer wat vaker. De precieze invulling is afhankelijk van situationele factoren en individuele voorkeuren.

Progressie monitoringsvragen

Hoe je vervolgens die afstemmingsmomenten inricht en aanpakt heeft een sterke invloed op hoe jullie beiden die momenten ervaren. Of die momenten jullie energie geven of dat ze voelen als controlling. In plaats van controlling vragen aan elkaar te stellen, kunnen de volgende progressiegerichte vragen hierbij behulpzaam zijn. Mogelijke progressiegerichte monitoringsvragen die je elkaar kunt stellen zijn bijvoorbeeld:

• Welke inzichten heb je de afgelopen periode gekregen ten aanzien van ons project en jouw deel in ons project?
• Welke dingen denk je dat belangrijk zijn voor ons allebei om rekening mee te houden in het vervolg van het project?
• Waarover ben je vooral tevreden in hoe het project loopt en wat merk je dat goed werkt in de dingen die jij en wij doen?
• Wat is de eerstvolgende progressie waarvan jij denkt dat je die zelf moet bereiken en waarvan je denkt dat het belangrijk is dat we die in ons project gaan bereiken?
• Wat is de eerstvolgende progressie waarvan jij denkt dat ik die zou moeten bereiken, en wat is het belang daarvan volgens jou?
• Welke risico’s zie jij in de voortgang van ons project ?
• Welke ideeën heb jij over hoe we die risico’s het beste kunnen afdekken of ermee om kunnen gaan?
• Waarin kan ik je wellicht ondersteunen qua concrete taken en waarin kan ik wellicht meedenken?
• Heb je voor mij misschien adviezen of informatie waarvan je denkt dat het relevant voor me kan zijn ten aanzien van mijn deel van het project?