Functionele teamsessie

Wanneer er wrijvingen zijn in teams zijn leidinggevenden en teamleden vaak geneigd om te willen gaan praten over onveiligheid en gebrek aan vertrouwen. De gedachte is dan dat teamleden zich veilig moeten gaan voelen door te praten over de onveiligheid die ze ervaren. Vanuit progressiegericht denken maken we een teamsessie liever functioneel. Hier is een voorbeeld van de structuur van een functionele teamsessie.

Veiligheid

Je veilig voelen in je werkomgeving is belangrijk. Wanneer teamleden zich veilig voelen heeft dat op allerlei vlakken voordelen: er wordt beter geleerd naar aanleiding van fouten, mensen voelen zich beter op het werk, men is meer geneigd elkaar te helpen en de prestaties van het team worden beter. Dat veiligheid zo belangrijk is wil echter niet zeggen dat teams op het thema ‘(on-)veiligheid’ zouden moeten focussen. In een teamsessie die ik laatst begeleidde focusten de teamleden op hoe ze gezamenlijk een nieuwe werkwijze tot een succes konden maken. De sessie zag er zo uit:

Structuur functionele teamsessie

De sessie bestond uit drie onderdelen: een continueringswandeling, een toekomstprojectie-oefening en een checklist-oefening. De sessie duurde twee uur.

Continueringswandeling

We startten de teamsessie met een continueringswandeling. De teamleden gingen in duo’s twintig minuten wandelen en ze interviewden elkaar aan de hand van de continueringsvragen. Wanneer er een verandering in gang wordt gezet is het verstandig om af te bakenen wat er wel en niet veranderd moet worden. Door te focussen op wat gecontinueerd kan worden, omdat het goed genoeg gaat, krijgen teamleden meer focus en een realistischer kijk op de situatie (niet alles hoeft overboord). Dit waren die vragen:

1. Terugkijkend op het afgelopen jaar: wat liep er wel naar je tevredenheid?
2. Wat zou je graag willen behouden van wat er vorig jaar goed liep in het team?
3. Wat hoeft er dit jaar niet te veranderen, omdat het afgelopen jaar goed genoeg ging?
4. Denk eens terug aan een situatie vorig jaar waarin het team het voor elkaar kreeg om iets goed op te lossen. Wat was die situatie? Wat werkte er goed in hoe het team de situatie oploste?
5. Wat heb je sinds de prille start van dit nieuwe jaar al gemerkt dat (redelijk) goed gaat in het team?

Toekomstprojectie

Vervolgens vormden de teamleden twee subgroepjes en bespraken ze met elkaar de toekomstprojectievragen. Dit waren die vragen:

1. welke dingen kwamen er tijdens de wandeling naar voren die jullie graag willen continueren, omdat ze goed of goed genoeg gaan?
2. stel het is drie maanden later en jullie zijn tevreden over hoe jullie de nieuwe werkwijze gezamenlijk hebben vormgegeven. Waar merken jullie dat dan aan? Wat gaat er dan goed? Hoe merken anderen dat jullie de nieuwe werkwijze op een goede manier gezamenlijk aan het vormgeven zijn?
3. welke signalen wijzen er nu al op dat jullie de komende drie maanden gezamenlijk succesvol met de nieuwe werkwijze aan de slag zullen gaan?
4. wat zijn de eerste stappen die nu gezet moeten gaan worden om een start te maken met het gezamenlijk vormgeven aan de nieuwe werkwijze?
5. wat kun je zelf nu als eerste gaan doen om een bijdrage te leveren aan wat het team wil bereiken?

Checklist wijs redeneren

We sloten de sessie af met een checklist wijs redeneren. Bij het gezamenlijk vormgeven aan een nieuwe werkwijze zijn er vaak verschillende perspectieven en invalshoeken. Dat geeft een rijkheid aan informatie, die nuttig kan zijn, mits de teamleden op een wijze manier met elkaar redeneren. Aan de hand van de checklist wijs redeneren reflecteerden de teamleden op wat ze al deden om gezamenlijk wijs te redeneren bij verschillende meningen en invalshoeken en wat ze de komende periode meer wilden gaan benutten.

Nut en bruikbaarheid

Alle aanwezige teamleden vonden de sessie nuttig en interessant. Dit waren de dingen die ze met name nuttig en interessant vonden:

• Dat we nu weten welke goede zaken we willen behouden
• Dat bleek dat we allemaal dezelfde kant op willen
• Dat duidelijk werd wat voor werk er nog gedaan moet worden
• Dat we allemaal blijkgeven van de wil om de nieuwe werkwijze gezamenlijk goed vorm te geven
• Dat we meer van elkaar weten wat ieders zienswijze is
• Fijn om te zien dat we op veel vlakken op dezelfde golflengte zitten
• Samen bespreken wat er al goed gaat en behouden dient te worden
• We hebben effectief stappen die gezet moeten worden besproken
• Mooi om te zien hoe ons team samenkomt. Dat is nuttig voor het groepsproces
• Het ervaren van gelijke gedachten en dat we dingen met elkaar kunnen gaan doen

Functionele teamsessie

Door op een progressiegerichte manier met elkaar te exploreren hoe het team de nieuwe manier van werken gezamenlijk goed zou kunnen gaan vormgeven was men veilig met elkaar in gesprek. Zo groeit de veiligheid en het vertrouwen door samen te werken aan wat voor ieder betekenisvol is. Rechtstreeks praten over een gebrek aan vertrouwen en veiligheid leidt vaak tot grotere onveiligheid.