Diverse manieren om mandaat te vragen

Diverse manieren om mandaat te vragen. In veel progressiegerichte gesprekken is het belangrijk om te zorgen dat je gesprekspartner je mandaat geeft voor het gesprek. Als je bijvoorbeeld coach bent, adviseur, trainer of collega is je gesprekspartner vrij om al dan niet met jou in gesprek te willen gaan. Je hebt in die rollen niet, vanuit je functie, automatisch het recht om je met de doelen en de progressie van de ander te bemoeien.

Automatisch mandaat

In diverse andere rollen is dat wel degelijk het geval, een leidinggevende mag bijvoorbeeld vanuit zijn functie progressieverwachtingen hebben van de ander en die ook communiceren. Een rechter hoeft geen mandaat te vragen om een uitspraak te mogen doen en de politie hoeft geen mandaat te vragen om een bekeuring uit te schrijven. In die rollen heeft de persoon automatisch het mandaat om het gesprek te voeren, de interactie op een bepaalde manier vorm te geven en verwachtingen of consequenties te communiceren. Daarnaast blijkt dat in sommige situaties ongevraagd advies welkom is, bijvoorbeeld in de situatie dat een patiënt van de arts wil horen wat hem/haar gezien zijn/haar expertise het beste lijkt om te doen. In de rol van coach, trainer, collega of adviseur is dat niet aan de orde en is letten op je mandaat een belangrijk aspect in een goede kwaliteit van het gesprek.

Bij de start van een gesprek

Bij de start van een gesprek kun je denken aan de volgende mandaatvragen:

• wil je dit (onderwerp) met mij bespreken?
• is het een idee om het even te bespreken?
• zou je hierover (onderwerp) met mij willen praten?
• is het oké om het even te hebben over (onderwerp)?
• zullen we even kijken hoe zou je dit (onderwerp) zou willen bespreken?
• wil je misschien graag dat ik je een aantal vragen stel of wil je liever mijn gedachten horen over (onderwerp)?

Tijdens het gesprek

• ik heb er wat ideeën bij, zou je die willen horen?
• zou het nuttig kunnen zijn om eens te verkennen hoe je dit zou kunnen verbeteren?
• zullen we doorgaan zo?
• kunnen we al verder wat jou betreft?
• zullen we het op deze manier verder bespreken?
• zal ik je even toelichten wat de achtergrond hierbij is?
• wil je hierover nog een uitleg?
• zou het je nuttig lijken als ik je hier nog iets meer over vertel?
• is het een idee als ik je nog wat meer vragen erover stel?
• mijn voorstel zou zijn om eerst (onderwerp a) en dan (onderwerp b) te bespreken, hoe klinkt dat?

Bij de afronding van het gesprek

• vind je het goed om het nu af te ronden?
• is het een idee als ik je even wat aanvullende informatie stuur?
• wil je een tip hoe je hiermee verder zou kunnen gaan?
• mag ik je nog een gedachte meegeven?
• er schoot me nog iets te binnen wat misschien interessant voor je kan zijn, wil je dat nog even horen voor we afronden?

Roer

De kern van al deze mandaatvragen is dat je gesprekspartner kan ervaren dat hij (mede) aan het roer staat van het gesprek. Soms staan jullie samen aan het roer, bijvoorbeeld als je collega’s bent die samen werken aan een project en een probleem samen moeten oplossen. Soms staat je gesprekspartner aan het roer van het gesprek, bijvoorbeeld als je coach bent en je coachee vrij is om in te brengen wat voor hem of haar nuttig is om te bespreken. Soms sta jij aan het roer van de inhoud van de interactie, terwijl de ander toch vrij is om de interactie te beëindigen, zoals bijvoorbeeld bij een deelnemer aan een training het geval is. Pas nadat iemand instemmend heeft gereageerd op je mandaatvraag zal hij ervoor open staan om met je verder te praten. En als je geen mandaat krijgt kun je makkelijk bijsturen.

Extra opletten

Soms moet je extra goed opletten op je mandaat. Bijvoorbeeld als je partner, man, vrouw of kind of vriendin met je ergens over wil praten. Het risico bestaat dat je er dan te snel vanuit gaat dat je wel mandaat zult hebben. Je staat immers zo dicht bij elkaar. Maar juist in die situaties kan het zomaar zijn dat de ander even helemaal geen behoefte heeft aan het bespreken van een bepaald onderwerp met jou. Of niet nu. Er niet vanuit gaan dat je mandaat hebt.