Vorige week postte ik een oefengesprek progressiegericht sturen, dat je hier kunt vinden. Het is een vorm van deliberate practice om eerst de progressiegerichte interventies van de leidinggevende zelf te bedenken en daarna te vergelijken met wat de progressiegerichte leidinggevende in de onderstaande dialoog zegt.

Deze week de volledige dialoog.

Situatie: een leidinggevende voert een progressiegericht stuurgesprek met een docent, die regelmatig te laat zijn cijfers invoert in het registratiesysteem. Cijfers tijdig invoeren is een niet onderhandelbaar onderwerp, in de zin dat de deadlines vaststaan en iedere docent zich daaraan moet houden, dus ook deze docent.

Lg: Bedankt voor je komst. Ik heb deze afspraak met je gemaakt om het met je te hebben over het tijdig invoeren van de cijfers van studenten.

Dc: Oh..nee he.. Moet dat nou.

Lg: Je vraagt je af of we het hier echt over moeten hebben?

Dc: Ja, inderdaad. Gezeur.

Lg: Ja, begrijpelijk dat je het geen prettig onderwerp vindt. De reden waarom het belangrijk is het erover te hebben is dat het tijdig invoeren van de cijfers een directe invloed heeft op de studievoortgang van de student en dus op het studiesucces binnen onze opleiding.

Dc: Tja…er is zoveel dat een invloed heeft op het studiesucces. Alsof studenten zelf zich altijd houden aan hun deadlines!

Lg: Ja, dat klopt, er zijn inderdaad meerdere factoren die een invloed hebben op de studievoortgang en het studiesucces. En studenten leren om zich te houden aan deadlines is een van de knoppen waaraan wij kunnen draaien om een positieve invloed te hebben op de studievoortgang. Een andere belangrijke factor is het tijdig invoeren van cijfers in het registratiesysteem. En daar wil ik in dit gesprek op inzoomen. Hoe kun je ervoor zorgen dat je de cijfers van studenten altijd tijdig invoert in het systeem?

Dc: Eh.. geen idee.

Lg: Nee, je hebt nog geen idee… Het is ook een lastige vraag. Denk er maar even over na.

Dc: Eh…Nou ja, weet je, cijfers invoeren is niet het enige dat hier van mij gevraagd wordt. De onderwijsvernieuwing, studenten die zich niet gedragen in de les, overleggen… er ligt wel meer op ieders bordje dan cijfers invoeren.

Lg: Ja, er komt in ons vak inderdaad veel op ons af. En het is goed om samen manieren te vinden om het allemaal behapbaar te houden voor iedereen. Dat is ook een onderwerp waarover we het in ons teamoverleg gaan hebben binnenkort. In dit gesprek wil ik graag inzoomen op het tijdig invoeren van cijfers door jou, vanwege de studievoortgang van de studenten. Welke ideeën heb je om dat voor elkaar te gaan krijgen?

Dc: Nou ik zou het wel handig vinden als ik een secretaresse kon krijgen. Kan dat niet dan.

Lg: Ik kan me voorstellen dat je dat graag zou willen. Helaas hebben we geen budget om een secretaresse aan te stellen voor het invoeren van je cijfers, dus dat kan ik je jammer genoeg niet bieden. Dus, wat zou je kunnen doen om de cijfers tijdig in het systeem in te voeren?

Dc: Nou ja, ik vind dat echt wel lastig. Ik begrijp wel dat het belangrijk is voor studenten dat hun cijfers tijdig ingevoerd zijn en ik baal er ook van als ze weer achter me aan komen schreeuwen dat ik te laat ben. Daar zou ik ook wel graag van af willen.

Lg: Logisch dat je daar graag van af zou willen… Hoe zou je liever willen dat het zou gaan rondom de cijfers van je studenten?

Dc: Door dat gedoe rondom de cijfers is de sfeer in de les vaak zo narrig. Daardoor kom ik niet goed toe aan de stof, er gaat zoveel aandacht uit naar regeldingetjes en klachten en verwijten…bah.

Lg: Ja, dat wil je natuurlijk graag anders…je wilt liever dat de aandacht in de les uitgaat naar de inhoud en de stof… Wat zou daar het voordeel van zijn?

Dc: Voor mij gaat het dan weer om les geven in plaats van om gedoe managen! De studenten hebben hun aandacht dan bij het leren en hun prestaties gaan er dan natuurlijk ook op vooruit.

Lg: Klinkt waardevol.

Dc: Ja, absoluut.

Lg: Dus zullen we nog eens kijken wat je kunt doen om de cijfers tijdig in te voeren zodat je in de les een focus kunt aanbrengen op de stof en het leren?

Dc: Tja…Dat zou mooi zijn… maar waar haal ik de tijd vandaan…

Lg: Twee semesters geleden was je op tijd met het invoeren van de cijfers. Hoe kreeg je dat toen voor elkaar?

Dc: Eh… Is dat zo?

Lg: Ja, ik zag dat in de rapportages die ik kreeg. Weet je nog hoe je dat toen gelukt is?

Dc: Oh dat was vlak voor de zomer he…Ja, ik weet het weer.

Lg: Vlak voor de zomer…wat was de situatie toen?

Dc: Nou, ik had toen een systeempje bedacht waarmee ik zo min mogelijk tijd kwijt was met het nakijken en invoeren van de cijfers. Door direct heen en weer te pendelen tussen nakijken en invoeren. Dat had ik toen zo bedacht omdat het voor die studenten doorslaggevend was of ze door mochten naar een volgend niveau, en ik wilde ze zo kort als kon in spanning laten zitten.

Lg: Interessant. Is er iets van bruikbaar voor je?

Dc: Ja, ik kan dat systeempje er wel weer eens bij pakken, eens kijken hoe ik dat toen ook alweer deed. Dat lijkt me wel een goed idee.

Lg: Goed plan. Dat werkte toen goed voor je en voor je studenten. Ik spreek je binnenkort graag nog eens als je even hebt kunnen uitzoeken hoe dat systeempje ook al weer in elkaar zat. En dan bespreken we dan even hoe het je lukt om de cijfers tijdig in te voeren, oké?

Dc: Prima. En ik wil het ook graag nog eens met je hebben over de werkduk nu we bezig zijn met de onderwijsvernieuwing. Ik heb daar wat ideeën over.

Lg: Graag, laten we daar even een afspraak voor inplannen. Ik ben benieuwd naar je ideeën om de werkdruk goed hanteerbaar te houden nu we bezig zijn met de onderwijsvernieuwing.