Sturen zonder hiërarchisch mandaat

Sturen zonder hiërarchisch mandaat. Ook als je geen hiërarchisch leidinggevende bent, kun je soms wel in een stuurrol zitten. Sturen is aan de orde wanneer jij bijvoorbeeld een functionele verantwoordelijkheid hebt voor een project. Je hebt geen hiërarchische verhouding tot je projectteamleden, maar je bent wel verantwoordelijk voor de aanpak en voortgang in het project. Soms doet een projectteamlid iets wat niet de bedoeling is of hij of zij laat iets na wat die persoon wel moet doen. Vanuit jouw functie heb je dan wel degelijk het mandaat om erover te praten met de persoon. En dan kun je de progressiegerichte stuurprincipes benutten.

Trainingen Progressiegericht Werken

Voorbeelden van stuursituaties

Praktische voorbeelden van situaties waarin je als projectleider zonder hiërarchisch mandaat toch in een stuurrol kan zitten zijn:

Iemand komt herhaaldelijk te laat op de projectteamvergaderingen
Iemand voert de projecttaken die hij moet uitvoeren niet uit
Iemand haalt de deadlines die belangrijk zijn voor het project niet
Iemand volgt sommige wettelijk vastgestelde procedures die gelden voor het project niet goed
Een klant belt steeds met vragen om dingen voor hem te regelen en doen, die hij eigenlijk zelf moet oppakken
Iemand levert de informatie niet aan die hij wel had beloofd om aan te leveren
Een projectteamlid heeft bepaalde expertise die je graag zou willen dat hij die meer zou delen in de projectteamvergaderingen
Je wilt graag dat een projectteamlid vaker uit eigen initiatief dingen oppakt en problemen oplost

Voorbeelden van stuurvragen

De basisformulering van de progressiegerichte stuurvraag is ‘hoe kun jij ervoor zorgen dat xxx, zodat yyy?’ In deze podcast kun je daarover meer informatie beluisteren en dit artikel kun je meer lezen over autonomie binnen kaders. In een niet-hiërarchische relatie is het verstandig sensitief te zijn voor het ontbreken van die hiërarchie, terwijl je tegelijkertijd recht doet aan het mandaat dat je hebt om functioneel aan te sturen. Voorbeelden van stuurvragen die rekening houden met die sensitiviteit zijn:

(te laat) Onze vergadertijd zou beter benut kunnen worden als iedereen er vanaf de start bij is. Zie jij een mogelijkheid om er de komende vergaderingen op tijd te zijn?
(taken niet gedaan) De taak die jij hebt in het project is belangrijk om xxx te kunnen bereiken. Wat zou je kunnen doen om die taak alsnog uit te voeren?
(deadline niet halen) De reden dat xxx voor xxx ingediend moet zijn, is dat we dan subsidie kunnen krijgen voor ons project. Zou je daarom ervoor kunnen zorgen dat je uiterlijk xxx je stukken hebt aangeleverd?
(wettelijke procedures niet naleven) De wet schrijft voor dat we xxx moeten doen. De reden daarvan is dat xxx dan wordt gewaarborgd. Daarom is het belangrijk dat je xxx zorgvuldig gaat volgen. Hoe zou je dat kunnen gaan doen?
(mantelzorger stelt vragen) Het is de bedoeling dat u xxx zelf oppakt. De reden daarvan is xxx. Als u het lastig vindt en er vragen over hebt kunt u die wel elders stellen, namelijk bij xxx. Zou u daarom voortaan xxx zelf willen oppakken en eventuele hulp willen inroepen bij xxx?
(informatie niet aangeleverd) We hebben jouw informatie nodig voor xxx. Welke ideeën heb je hoe je ervoor kunt zorgen dat je de informatie alsnog aanlevert?
(expertise) Jouw expertise op gebied xxx is erg belangrijk voor ons project. Heb je misschien een idee hoe je je expertise meer zou kunnen gaan inbrengen in onze projectvergaderingen?
(eigen initiatief) Als je tegen problemen aanloopt of ziet dat er iets beter moet gaan lopen, zou ik graag willen dat je direct zelf actie onderneemt. De reden daarvan is dat xxx. Zie je daar mogelijkheden toe?

Sturen in een begeleidingscontext

Een andere situaties waarin sturen nodig kan zijn is in een begeleidingscontext. Een begeleider die mensen met letselschade begeleidt in een hersteltraject bijvoorbeeld, zal in eerste instantie die persoon willen helpen met zijn of haar herstel. Het geven van de juiste informatie, het wijzen van de weg en het stellen van vragen waardoor het slachtoffer op ideeën komt voor stappen vooruit, vormt daarbij een groot deel van de begeleiding. Maar de herstelregisseur functioneert ook binnen voorwaarden en kaders. Eisen die gesteld worden door bijvoorbeeld de verzekeraar, de werkgever, de wet. En om progressie te kunnen boeken in het traject is het nodig dat het slachtoffer voor zover mogelijk zelf acties onderneemt die zijn herstel ondersteunen en mogelijk maken. Als het slachtoffer niet in beweging komt, niet voldoet aan de eisen die er gesteld worden aan het begeleidingstraject of niet voldoet aan voorwaarden die er wel degelijk gelden, dan helpt het niet als de herstelregisseur blijft ‘helpen’. Helpen is niet altijd de oplossing. Soms is sturen aan de orde, ook in begeleidingstrajecten zoals bij letselschade. De begeleider kan dan ook de progressiegerichte stuurinterventies benutten, waardoor helder wordt wat de progressieverwachting is en wat daarvan de betekenisvolle reden is. De ideeën voor progressie kunnen uit de persoon zelf komen, want de sturing is geen opdracht maar een activerende vraag.

Trainingen Progressiegericht Werken

Niet effectieve manieren

In een begeleidingscontext komen vaak drie niet-effectieve manieren van een dergelijk gesprek voeren voor. De begeleider kan zich gaan ergeren aan de flegmatische houding van het slachtoffer, en hem of haar als tegenstander gaan zien. De begeleider is dan geneigd om de ander te gaan dreigen met het inschakelen van iemand die straf kan uitdelen. ‘Als je nu niet x gaat doen, dan rapporteer ik je bij de werkgever/verzekeraar’. De begeleider kan ook in een verwijtende modus terecht komen en de persoon met opgeheven vingertje vermanend gaan toespreken. ‘Waarom kom je toch niet van de bank af, zie je dan niet dat je zo alles alleen maar erger maakt!’ Een derde niet effectieve manier van het gesprek voeren is manipulerend. Nu probeert de begeleider als het ware te ‘verkopen’ wat de persoon moet gaan doen of de situatie persoonlijk te maken (‘Echt, het is voor jezelf veel beter als je xx gaat doen, en je bent ook zo getalenteerd dus ik weet zeker dan je het kan’ of ‘Doe het dan voor mij, dan doe ik een goed woordje voor jou.’ Deze niet-effectieve manieren van ‘sturen’ zorgen er niet voor dat de persoon autonoom gemotiveerd gaat doen wat er moet gebeuren. In plaats daarvan kan de begeleider het gesprek op inhoud voeren en de samenwerking opzoeken, via progressiegericht sturen in de begeleidingscontext.

Verhelderen kaders en voorwaarden

Net als in alle andere stuurgesprekken werkt het het beste als de begeleider het stuurgesprekje voorbereid, door onder andere de vraag te beantwoorden: welke kaders zijn er van toepassing? Aan welke voorwaarden moet de persoon voldoen en wat zijn de consequenties ervan als aan die voorwaarden niet voldaan wordt? Vervolgens kan de begeleider formuleren wat de progressieverwachting is: wat wordt er verwacht van deze persoon? Welke progressie moet de persoon gaan bereiken? Wat moet de persoon voor elkaar gaan krijgen? En in de voorbereiding is het belangrijk ook de rationale helder te krijgen: waartoe moet de persoon deze progressie gaan boeken? Het is daarbij raadzaam om die rationale niet te formuleren in termen van het vermeende voordeel voor de persoon zelf (als je weer aan de slag gaat, voel je je weer nuttig in de maatschappij). De eerlijke situatie is immers soms, dat ook als de persoon het voordeel voor zichzelf niet ziet, hij of zij toch aan de gestelde voorwaarden moet voldoen. En dat is dus de ‘echte’ rationale.

Stuurinteracties in een begeleidingscontext

Hoe goed je het stuurgesprek ook hebt voorbereid, ga er niet vanuit dat de gesprekspartner er positief op zal reageren. Dat kan wel, maar is zeker niet primair het doel van een stuurgesprek. Sterker nog, als je erop mikt dat de ander positief is over je sturing, neem je zijn autonomie weg. Hij of zij moet niet alleen gaan voldoen aan bepaalde eisen en voorwaarden, maar hij of zij moet het ook nog leuk gaan vinden. In een stuurgesprek gaat het erom de condities te creëren waarbinnen de ander autonoom gemotiveerd kan raken om te doen wat er nodig is. Intrinsieke motivatie (interessant en leuk), kan wel ontstaan, maar is niet de insteek van een stuurgesprek waarin de persoon niet doet wat er wel moet gebeuren.

Trainingen Progressiegericht Werken