Foto: Walter Schlundt Bodien

Spelregels in bijeenkomsten kunnen ondersteunend zijn voor het boeken van progressie. Maar ze kunnen die ook in de weg staan. In deze bijdrage een paar reflecties op spelregels.

Spelregels

In de progressiegerichte gereedschapskist zitten talloze technieken die gebruik maken van spelregels. De progressiegerichte intervisie aanpak, die we vrijdag weer deden in met een management team van een ziekenhuis, is een voorbeeld daarvan. De cirkeltechniek is een ander bekend voorbeeld. Deze technieken leveren het meeste op wanneer de deelnemers aan de bijeenkomst zich willen houden aan die regels. Bij de intervisie aanpak is bijvoorbeeld een spelregel dat ieder 1 stuk input per keer geeft, kan passen, er meerdere rondjes zijn en er geen onderlinge discussie is. Bij de cirkeltechniek is het de bedoeling dat in de binnencirkel de plusjes komen te staan die er al zijn bereikt en in de buitencirkel de plusjes die de deelnemers nog willen bereiken.

Doen

Dat die spelregels er zijn wil niet zeggen dat er uitgebreid over gepraat moet worden. Een korte toelichting op wat de bedoeling is tijdens de bijeenkomst is genoeg bij zowel de intervisie-aanpak als de cirkeltechniek. En zelfs die toelichting op de spelregels zijn niet altijd nodig. Bij een progressiegerichte teamsessie waar bijvoorbeeld sprake is van onderling gedoe kun je het beste direct met de progressiegerichte interventies aan de slag gaan zonder dat ze eerst toelichting en uitleg behoeven. Zo kun je een dergelijke bijeenkomst bijvoorbeeld starten door de deelnemers al wandelend te laten praten over een energiegevend moment in hun werk, zonder dat je de achtergronden van die gesprekjes hoeft uit te leggen.

Inhoud

De spelregels zijn geen doel op zich, dus de leidinggevende of coach hoeft de aandacht niet uit te laten gaan naar die spelregels. In plaats daarvan is het bespreken van de inhoud het doel, het progressie boeken ten aanzien van die inhoud. Dat mensen energie krijgen van een progressiegerichte interactie komt doordat die interactie gaat over voor hen betekenisvolle inhoud. De interventies zijn dan ook geen lege energisers met als doel mensen energiek te krijgen.

Communicatiespelregels

Laatst kreeg een leidinggevende van een collega-leidinggevende de tip om spelregels voor de communicatie af te spreken in een team waarin regelmatig een klagende en negatieve spiraal in het overleg ontstond. De tip was om communicatieregels af te spreken. Wanneer een teamlid zich er niet aan hield was het idee om die erop aan te spreken en wanneer iemand zich er wel aan hield zou die een compliment moeten krijgen. Ik vermoed dat dit niet zo goed zal werken, omdat het controlling kan overkomen. Het afspreken van communicatiespelregels zou misschien nog kunnen werken wanneer de deelnemers aan het overleg ze zelf opstellen. Dan krijg je immers het IKEA effect.

Doel voorbij

Maar spelregels opstellen rondom communicatie leiden al gauw af en gaan niet over de inhoud. Immers, klagende teamleden hebben een bepaalde inhoud waarover ze klagen. Dat proberen te kanaliseren met spelregels rondom communicatie doet geen recht aan die inhoud en zal waarover ze klagen niet oplossen.

Controlling

Om vervolgens iemand aan te spreken dat hij zich niet aan de communicatiespelregels houdt is een verbale draai om de oren die de kwaliteit van motivatie om bij te dragen aan het overleg zal doen afnemen. Het teamlid zou wel eens de spelregels ter discussie kunnen gaan stellen na zo’n verbale reprimande. En een compliment geven als iemand zich wel aan de communicatie spelregels houdt klinkt misschien aardiger, maar heeft dezelfde controlling ondertoon als het aanspreken op ‘foute’ communicatie. Het lijkt op straffen en belonen.

Spelregels

Progressiegerichte spelregels bieden structuur zonder dat er aandacht naar uit hoeft te gaan. Een progressiegerichte leidinggevende of procesbegeleider begeleidt de sessie dan ook subtiel aan de hand van de spelregels zonder het gesprek over de spelregels te laten gaan. De spelregels ondersteunen het gesprek en de aandacht voor relevante, interessante en betekenisvolle inhoud. Organisaties waar de progressiegerichte aanpak in alle lagen benut wordt zijn dan ook de organisaties waar de aanpak op een autonomie-ondersteunende wijze is ingezet om betekenisvolle vooruitgang te boeken, niet de organisaties waar top-down is besloten dat ‘iedereen progressiegericht moet gaan werken’.