Progressiegerichte voorbereiding

Progressiegerichte voorbereiding van gesprekken en situaties vergroot de kans dat er daadwerkelijk progressie wordt bereikt in het gesprek en in de betreffende situatie. Veel mensen realiseren zich wel dat voorbereiding belangrijk kan zijn, en als het ze qua tijd lukt doen veel mensen ook wel wat aan voorbereiding. Maar dat zegt nog niets over hoe ze zich voorbereiden. Welke veelvoorkomende niet-progressiegerichte dingen doen mensen in de voorbereiding? En hoe ziet een progressiegerichte voorbereiding eruit?

Niet doen: probleemgerichte analyse

Het is jammer van de tijd, maar ook schadelijk voor je eigen progressiegerichte mindset, als je de voorbereiding benut voor een probleemgerichte analyse. Dat houdt in dat je de hele aanloop en alle dingen die daarin door anderen zijn fout gedaan in je geheugen oproept. Dat je schuldigen zoekt en aanwijst in je analyse (inclusief jijzelf). Dat je zoekt naar het antwoord op de vraag van het waarom van de huidige problemen. Deze focus in je voorbereiding gaat eerder samen met moedeloosheid en stagnatie dan met ideeen voor progressie.

Niet doen: diagnoses van anderen of zelf

Met het focussen op probleemdiagnoses zijn mensen ook al snel geneigd tot diagnoses en labels te komen. Dat kunnen diagnoses en labels zijn die gaan over de ander, over de cultuur of over jezelf. De diagnose en het label nemen nu de plek in van de progressiebehoefte/noodzaak. Je denkt in termen van persoonlijkheid, stoornissen, stereotiepen: hij is rood en ik ben blauw of hij is een narcist etc. En die focus gaat ten koste van het denken over welke progressie gewenst of noodzakelijk is in de situatie. Deze focus gaat gepaard met een statische mindset waarbij pogingen om tot progressie te komen eigenlijk niet nuttig zijn omdat progressie als zeer onwaarschijnlijk of zelfs onmogelijk wordt gezien. Ook gaat deze focus maar al te vaak samen met navelstaren, waarbij de persoon zichzelf in het middelpunt van alles plaatst.

Niet doen: hang yourself formuleringen

In de voorbereiding wel formuleringen bedenken, maar dan vooral zogenaamde ‘hang yourself-formuleringen’ is ook een don’t. Onder het mom van ‘ik ben benieuwd naar de beweegredenen van de ander’ bedenk je dan allemaal hang yourself vragen. Eigenlijk heb je een heel duidelijke mening over wat je vindt dat de ander zou moeten doen, maar je zegt het niet. In plaats daarvan stel je allemaal loaded questions in de hoop dat de ander gaat zeggen wat jij in je hoofd hebt. Hang yourself vragen zijn bijvoorbeeld: ‘Hoe vind je zelf dat je les ging? Was je een beetje tevreden over hoe de klas op je reageerde? Vond je het wel rustig genoeg in de les?’ (terwijl jij het chaos vond en duidelijke ideeen hebt over wat de persoon beter moet gaan doen). Dit soort hang yourself vragen bedenken in je voorbereiding zorgt voor een oneerlijk en onveilig gesprek voor je gesprekspartner. Bovendien moet je maar afwachten of de ander gaat zeggen waar je op hoopt. Grote kans dat je gesprek vaag blijft en je om de hete brij heen blijft draaien.

Wel doen: te bereiken progressie in de situatie

Progressiegerichte voorbereiding van gesprekken en situaties draait om de vraag welke progressie gewenst of noodzakelijk is in de situatie. Hoe ziet ‘beter’ eruit? Je kunt die gewenste progressie onder woorden brengen door jezelf vragen te stellen zoals:

1. Stel dat het gesprek achter de rug is en ik ben tevreden over wat er is bereikt, wat is er dan bereikt?
2. Wat zou het voordeel ervan zijn als die progressie zou zijn bereikt?
3. Wat zou het mogelijk maken (voor mezelf/voor anderen) als die progressie zou zijn bereikt?
4. Waar pleit ik voor?

Helder hebben op welke progressie je uit bent geeft je koers in het gesprek of in de situatie, waardoor je je niet laat afleiden door onnuttige zijpaden te bewandelen.

Wel doen: collectief belang

Progressie boeken gaat over wat er beter is voor een groter/het grotere geheel. In je voorbereiding kun je daarom het beste expliciet aandacht besteden aan de rationale van de progressiebehoefte vanuit dat grotere geheel bekeken. Wat is het belang van het boeken van progressie in de situatie voor het team, de organisatie, het gezin, de buurt, de samenleving, de planeet? Door je af te vragen waarom de progressie die je wilt bereiken zo belangrijk is voor een groter geheel kom je op krachtiger argumenten die je kunt benutten in het gesprek of je situatie. Waarom zouden mensen immers met je mee gaan als je alleen maar aan je eigen belangen en aan jezelf denkt?

Wel doen: progressiegerichte formuleringen 

Helder hebben op welke progressie je uit bent en hoe dat beter is voor het grotere geheel helpt je om tot progressiegerichte formuleringen te komen, die je kunt benutten in je gesprek en communicatie met anderen. Zo bouw je in de voorbereiding aan je progressiegerichte stuurformuleringen, helpformuleringen, overtuigformuleringen, nee-zeggen-formuleringen, adviesformuleringen et cetera, afhankelijk van welke interventie in de situatie aan de orde is. De voorbereidingstijd die het bedenken van progressiegerichte formuleringen kost verdien je dubbel en dwars terug doordat je gesprekken sneller en effectiever verlopen. Zo hoef je maar 1 of 2 keer over hetzelfde onderwerp te praten, en boek je progressie, in plaats van dat je ontelbare keren dezelfde rituele gespreksdans hoeft te doen zonder verder te komen.

Wel doen: progressiegerichte overtuigingen

Je progressiegerichte formuleringen komen steeds makkelijker wanneer je tegelijkertijd reflecteert op je eigen overtuigingen. Geloof je dat progressie mogelijk is in deze situatie, bij en met deze persoon, bij jezelf? Wat is je kwaliteit van motivatie waarmee je het gesprek of de situatie aangaat? Het ontwikkelen van progressiegerichte overtuigingen is niet een kwestie van ‘de knop omzetten’, maar vraagt voortdurende en langdurige aandacht en reflectie. Als je merkt dat je progressiegerichte formuleringen goed werken versterkt dat je progressiegerichte overtuigingen en met meer doorleefde progressiegerichte overtuigingen komen je formuleringen authentieker over. Dit aspect in de voorbereiding is dan ook niet zozeer uitsluitend gefocust op 1 gesprek of op 1 situatie, maar kun je verspreiden in de tijd en er de tijd voor nemen.

Wel doen: kennisverwerving

In de voorbereidingstijd kun je ook spijkeren aan je kennis, of dat nu progressiegerichte psychologie betreft of specifieke (vak-)inhoudelijke kennis betreft. Diepgaandere kennis voedt je overtuigingen en je vaardigheden. Die kennis kan zowel betrekking hebben op de inhoud van het gesprek dat je wilt gaan voeren of de situatie die je wilt gaan verbeteren, als op ‘breder dan de huidige situatie toepasbare-kennis’.

Progressiegerichte voorbereiding

Mensen die ervaren ‘geen tijd te hebben voor voorbereiding’ zijn misschien nog wel het meest gebaat bij voorbereiding. Zonder voorbereiding duren gesprekken langer, zijn ze minder doelgericht en heb je meerdere momenten nodig om hopelijk uiteindelijk progressie te boeken. Maar voor hetzelfde geld leiden de eindeloze, doelloze gesprekken tot oeverloos problemen vergroten. Daar krijg je het heel druk van. Progressiegerichte voorbereiding kan steeds sneller verlopen, als je investeert in de do’s in deze post.

Zin in!

Een leidinggevende in onze training progressiegericht leidinggeven verwoordde het belang van progressiegerichte voorbereiding zo: ‘Ik zag zo op tegen bepaalde gesprekken dat ik begon te denken dat ik niet in de wieg was gelegd om leiding te geven. Ik dacht op een bepaald moment: ‘Ik kan maar beter mijn leidinggevende functie neerleggen en ik word wel kapper’. Maar na de training progressiegericht leidinggeven te hebben gevolgd en mijn gesprekken progressiegericht te hebben voorbereid is mijn perspectief totaal anders geworden. Ik voer nu met plezier en rust de gesprekken waar ik vroeger zo tegenop zag. Voor mij is de voorbereiding ontzettend belangrijk. Het geeft me houvast tijdens het gesprek en mijn teamleden reageren ook veel beter op mijn aansturing nu ik zo helder ben in mijn communicatie. Nu denk ik bij een ‘lastig’ gesprek: zin in!’