Strategiedag met de cirkeltechniek

Strategiedag met de cirkeltechniek. Heidagen en strategiebijeenkomsten kunnen maar al te snel verzanden in een litanie aan klachten en zorgen en problemen. Voeg daarbij dat sommige deelnemers vooral hun eigen belangen proberen te behartigen tijdens een dergelijke bijeenkomst, en je hebt een recept voor een energieverslindende dag in plaats van een inspirerende en doelgerichte dag. Veel bestuurders en MT-leden die de progressiegerichte aanpak benutten hebben goede ervaringen met de cirkeltechniek, omdat ze daarmee een directe focus op bereikte en verder te bereiken progressie kunnen aanbrengen.

Voorbeeld opzet strategiedag

Een voorbeeld van een strategiedag die ik eens begeleidde betrof een MT van een groot energiebedrijf. In de ochtend bracht het MT de reeds bereikte progressie en de te bereiken progressie ten aanzien van de belangrijkste aandachtsgebieden voor de organisatie in kaart. We begonnen met de bereikte progressie.

Bereikte progressie

Op een flip-over vel stond een binnencirkel en een buitencirkel, onderverdeeld in vier vlakken. Elk vlak stond voor een belangrijk aandachtsgebied. In de binnencirkel kwam te staan wat er al was bereikt. De volgende vragen waren daarbij de leidraad:

1. Wat hebben we al bereikt ten aanzien van onze belangrijkste aandachtsgebieden?
2. Hoe hebben we dat voor elkaar gekregen?
3. Wat heeft met name goed gewerkt om dat al te bereiken?
4. Wat is het voordeel ervan dat we dat al bereikt hebben? Wat levert het ons op dat we dat al bereikt hebben?

Te bereiken progressie 

Nadat de binnencirkel was gevuld keek het MT naar de buitencirkel, waarin de te bereiken progressie op elk van de aandachtsgebieden kwam te staan. De vragen die daarbij benut werden waren:

1. Stel het is eind dit jaar en we kijken tevreden terug op het jaar. Waarover zijn we dan tevreden?
2. Wat hebben we dan bereikt en waartoe hebben we dat bereikt?
3. Wat hebben we dan bereikt ten aanzien van onze belangrijkste aandachtsgebieden?
4. welke prioriteiten zien we voor elk van de aandachtsgebieden? Wat maakt deze prioriteiten zo belangrijk? Wat levert het de organisatie op wanneer we deze prioriteiten hebben gerealiseerd?

Individuele cirkels

Daarna ging ieder MT-lid aan de slag met de progressiecirkels voor zijn eigen unit. Men vormde duo’s en interviewde elkaar aan de hand van de volgende vragen:

1. welke progressie is er al bereikt ten aanzien van jouw unit?
2. wat wil je graag behouden en continueren zoals het nu loopt in jouw unit?
3. wat is er belangrijk om verder te bereiken ten aanzien van jouw unit?
4. wat is het voordeel voor de organisatie wanneer dat is bereikt?

Na deze duogesprekjes vond er een progressiereceptie plaats. Hierbij wisselden de MT-leden in een paar rondjes van 5 minuten met 1 van de andere MT-leden uit wat er in hun binnen- en buitencirkel stond. Zo raakte iedereen op de hoogte van elkaars bereikte en verder te bereiken progressie.

Hoe: progressie in de toekomst

Vervolgens wisselde men uit hoe met de te bereiken progressie met elkaar wilde gaan bereiken. De volgende vragen waren daarbij de leidraad. Stel dat we de komende periode merken dat we daadwerkelijk samen bezig zijn de gekozen prioriteiten te realiseren:

1. Wat doen we dan?
2. Hoe organiseren we het dan?
3. Welke hulpmiddelen benutten we dan? (middelen, mensen, eerdere successen)
4. Waaraan merken de medewerkers dan dat we voor deze prioriteiten hebben gekozen?
5. Hoe  en wat communiceren we dan allemaal?
6. Wat doen we dan evt. niet meer? Hoe communiceren we dan over wat we niet meer doen?
7. Wat stemt ons optimistisch dat dit een goed jaar zal gaan worden?
8. Wat is het eerste signaal waaraan we gaan merken dat het aan het lukken is om de gezamenlijke prioriteiten te realiseren?

 
Zie hier nog een voorbeeld van een teamdag met de cirkeltechniek.