Skip to content

Een progressiegerichte brief

Een team had het erg druk. De teamleden werkten allemaal erg hard en hadden weinig tijd om met elkaar af te stemmen. Wat gold voor het team, gold ook voor de rest van de organisatie. Door de werkdruk en de financiële druk was de managementstijl ook veranderd. Waar het management eerder de autonomie en zelfsturendheid hoog in het vaandel had staan, kwamen er steeds meer top-down opdrachten. De teamleden waren daarover in de war. Wat was nu de bedoeling? Moesten ze zelf doelen stellen, prioriteiten stellen en problemen oplossen of bepaalde het management welke doelen prioriteit hadden en hoe ze problemen moesten oplossen? Deze onduidelijkheid gaf in het dagelijks werk veel frictie.  Het team plande een teambijeenkomst in.  Daarin gingen ze progressiegericht overleggen. Dat ging zo:

  • Ze wisselden eerst uit wat ze tot nu toe deden om het vol te houden in deze drukke tijden
  • Ze stelden vast wat voor de komende periode wat hen betreft de gewenste situatie was en wat daarmee de belangrijkste doelen waren en waarom die doelen prioriteit zouden moeten krijgen
  • Ze stelden vast welke acties ze zelf wilden ondernemen om die doelen te realiseren en ook welke acties daarom nu minder prioriteit kregen
  • Ze stelden vast over welke onderwerpen ze met het management wilden afstemmen, zodat er duidelijkheid kwam over waarover ze zelf moesten beslissen en waarover niet. Ze schreven dit kort op papier en gebruikten daarbij progressiegerichte taal. Ze wilden namelijk niet dat de brief over zou komen als klachtenbrief. Dat betekent dat hun brief zo was opgebouwd:
    1. De reden voor het schrijven van de brief in positieve termen
    2. De doelen die het team wilde bereiken, met het oog op het gemeenschappelijk belang van de organisatie en de klanten
    3. De voorgenomen teamacties om die doelen te  bereiken (dus wat gaan we als team doen om de gewenste situatie te bereiken)
    4. De vragen die het team had aan het management mbt onderwerpen waarover meer duidelijkheid gewenst was in positieve termen
    5. Een afsluitende uitnodiging om te overleggen over de brief

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *