In dit interview met Annelies van Unen geeft zij een inkijkje haar werk als implementatiemanager bij de NS en vertelt ze hoe de progressiegerichte aanpak benut wordt bij de NS. Ik stelde haar daarover vijf vragen.

Vraag 1. Je bent senior implementatiemanager bij de NS en je benut de progressiegerichte aanpak al jarenlang. Wat is kenmerkend voor jouw functie en rol bij de NS?

Kenmerkend voor ons werk als implementatiemanagers is dat we met behulp van een zogenaamde beproefde werkwijze collega’s van de lijn- en projectorganisatie in staat stellen om zich goed voor te bereiden en aan te passen aan complexe veranderingen.

Je kunt daarbij denken aan het in gebruik nemen van nieuwe treinen en opstelterreinen, het verplaatsen van onderhoud van treinseries, aanpassingen in de dienstregeling of innovatieve zaken zoals de inzet van een Unimog bij de afhandeling van calamiteiten op het spoor. Zulke veranderingen raken meerdere primaire processen binnen onze organisatie. Daarbij is het belangrijk dat die processen zo min mogelijk verstoord en tegelijkertijd wel aangepast worden aan hetgeen verandert.

Beproefde werkwijze

Onze beproefde werkwijze is een set van acht implementatieproducten (impactanalyse, werkpakketten, reality check, dashboard, simulatie, masterclass, domein specifieke implementatieaanpak, evaluatiemethodieken om kennisdeling te stimuleren) die zowel gestructureerd als mensgericht zijn en die in verschillende fases van een project en naar behoefte kunnen worden ingezet. De werkwijze is door het gebruik aanpast op basis van inzichten en geleerde lessen bij eerdere implementaties. In onze rol hebben we geen hiërarchisch mandaat.

Implementatiemanager

We nemen als implementatiemanagers een vrij autonome en met name faciliterende positie in.  Ons team bestaat uit een verscheidenheid aan inhoudelijke experts met verschillende achtergronden en ervaring. We werken allemaal aan eigen implementaties met behulp van onze inhoudelijke expertise en de beproefde werkwijze. Daarnaast heeft iedere implementatiemanager een implementatieproduct onder zijn of haar hoede en de verantwoordelijkheid om de werkwijze te onderhouden, hulp te bieden en kennis te delen.

Vraag 2. Een van de manieren waarop ik heb begrepen dat je de progressiegerichte aanpak benut is via een Reality Check. Hoe ziet zo’n Check eruit en hoe benut je de progressiegerichte principes daarbij?

De Reality Check is in het voorjaar van 2016 ontstaan omdat een programmamanager ons als implementatiemanagement destijds vroeg om een zogenaamde black hat sessie. Dat is een manier waarbij je kritisch bevraagd wordt op wat er allemaal ontbreekt of mis is in een project om op die manier scherp te krijgen welke problemen nog opgelost moet worden. Ik dacht meteen dit kun je veel beter progressiegericht insteken. Volgens mij wil deze programmamanager weten waar hij staat in de voorbereiding en gevoel krijgen bij de voortgang richting de introductie van zijn treinserie in december van dat jaar. Samen met mijn collega Kees Kokken heb ik toen de Reality Check bedacht en voor het eerst gehouden.

 

Trainingen
Progressiegericht Werken

 

Cirkeleigenaren

Met een Reality Check (werk) sessie creëren we met behulp van de cirkeltechniek overzicht en inzicht over hoe een (materieel)implementatie, project of verandertraject er op dat moment voor staat. Met andere woorden wat is concreet al bereikt en wat willen we nog bereiken?

We werken daarbij met zogenaamde ‘cirkeleigenaren’ dit zijn de collega’s die een onderwerp of proces vertegenwoordigen en voor hun domein een cirkelposter voorbereiden en toelichten tijdens de Reality Check (RC).

Progressiegerichte energie

Deelnemers krijgen tijdens de RC aan de hand van de vooraf ingevulde cirkels een korte update van de cirkeleigenaar en worden uitgenodigd om vragen te stellen en suggesties te doen op de betreffende cirkels. Hiermee verrijken ze dit onderwerp vanuit hun perspectief. Meestal bieden ze daarbij ook oplossingen en hulp aan. In rondes van maximaal 20 minuten maken de deelnemers een carrousel langs de cirkels en krijgen ze bij elke cirkel gelegenheid om vragen te stellen en aanvullingen te doen. Hiermee ontstaat een gedeeld en concreet beeld van hoe het project/ team er voor staat en ontstaat er progressiegerichte energie en ideeën om de dingen op te pakken die nog moeten gebeuren of moeten worden aangescherpt.

Na de carrousel vragen we aan zowel de initiatiefnemers, cirkeleigenaren en deelnemers welke verdieping/ opvolging nodig is na de RC en of het nuttig was. Het antwoord op de nuttigheidsvraag is altijd ja, vaak om uiteenlopende redenen. Het komt voor dat er zaken onderbelicht of vergeten zijn en nu (gelukkig!) boven water komen, soms moeten issues met spoed opgelost worden of is een andere volgorde gewenst. Cirkeleigenaren voelen vaak ook bevestiging en zo kunnen tegelijkertijd ook gevoelens van hoop en verbondenheid ontstaan. We merken dit aan uitspraken als ‘dit was nuttig’, ‘we zijn gelukkig op de goede weg’ of ‘we gaan dit met elkaar fixen’. De concrete informatie uitwisseling en de hoopvolle en oplossingsgerichte energie resoneert door in de maanden na een Reality Check en verhoogt de kans op een soepele introductie van bijv. een treinserie of nieuwe werkwijze aanzienlijk.

Perspectiefrijk

De Reality Check is doorspekt met progressiegerichte principes. We gaan uit van de gewenste situatie en het waartoe, de bereidwilligheid, het zelf oplossend vermogen en de collectieve intelligentie van de direct en indirect betrokkenen. Initiatiefnemers, cirkeleigenaren en deelnemers hebben zo veel mogelijk autonomie en ieders perspectief wordt serieus genomen. We ‘nodigen diagonaal uit’, dat wil zeggen dat wij een ruime vertegenwoordiging willen zien van alle relevante rollen die straks geraakt worden door het project (en dus niet alleen de managers!). We normaliseren dat problemen en tegenslagen zich voordoen in projecten en ‘organiseren’ met de RC een soort vangnet hiervoor.

Soms vinden cirkeleigenaren het op voorhand spannend maar doordat de cirkeltechniek uitnodigt om positief en concreet te formuleren, valt die spanning vaak heel snel weg. Immers tegen positieve formuleringen hoeven mensen zich niet te verdedigen.

We hebben inmiddels talloze Reality Checks gehouden en hebben ervaren dat het geheim zit in het precies uitvoeren van de werkwijze. De organisatie, voorbereiding en begeleiding van een Reality Check luistert nauw en doen we als team zeer zorgvuldig.  

Vraag 3. Wat levert het op dat je de progressiegerichte aanpak benut in je werk? Voor jezelf, je collega’s, de projecten, de NS en andere partijen?

Ten eerste veel voldoening en werkplezier voor mezelf en de mensen die op die manier werken. Een zekere mate van progressiegerichtheid ‘werkt’ in mijn beleving altijd. Let wel, progressiegericht werken gaat niet vanzelf en het is in mijn geval een kwestie van een lange adem geweest, volhouden, echt al doende leren met vallen en opstaan. Progressiegericht werken in een organisatieklimaat van resultaat- en taakgerichtheid, planning & control, vraagt om vasthoudend doseren, subtiliteit en gevoel voor de context waarin je werkt. Ik geloof erg in een ‘en en’ aanpak, dus benutten van wat al goed werkt en daarop voort bouwen, subtiel aandacht richten, verbreden of verleggen.

Tegenmaatregel

In onze organisatie wemelt het van risico denken, agile, scrum en talloze andere aanpakken. Het is de kunst om op gepaste momenten een snufje en soms een flinke dosis progressiegerichtheid toe te voegen aan het geheel, meestal als ‘tegenmaatregel’ tegen het negativiteitseffect en problematiseren dat nogal eens de overhand neemt. Doen is geloven, eenmaal progressiegericht aan het werk en daarvan bewust dan merk ik dat mensen graag meer willen weten of na een tijdje erop terugkomen voor nog eens die blik op een situatie.

Ik las laatst iets in de nieuwsbrief over de onweerstaanbaarheid van PGW en dat herken ik heel erg. Het werkt in ieder geval aanstekelijk, inmiddels heb ik vele anderen verwezen naar Coert en Gwenda.
Dit klinkt misschien tegenstrijdig maar progressiegericht werken vind ik makkelijk en moeilijk tegelijk. Het is niet zo zeer snel scoren maar vooral duurzaam bouwen en ten volle willen begrijpen wat er gebeurt in een situatie en welke accent je kunt (ver)leggen. Ik vergelijk PGW ook wel eens met een kruidenrekje waarmee je steeds verschillende smaken kunt maken of iets kunt toevoegen. Dan moet je uiteraard wel weten wat in je kruidenrekje staat en hoe je iets op smaak brengt.

Inhoudelijke progressie

Wat heel goed werkt is dat je progressiegericht kunt werken zonder dat dat heel erg nadrukkelijk een ding op zich is of absoluut wordt. In onze organisatie zie ik voorkeur voor werken over de as van de inhoud. Dit combineert bijzonder goed met een progressiegerichte aanpak. Alleen al door de aandacht te richten op de gewenste situatie en uitgaan van bereidwilligheid van mensen kun je dingen schijnbaar moeiteloos (weer) in beweging krijgen en de dingen boven tafel die aandacht behoeven. Ik ben ervan overtuigd dat PGW teams, projecten en processen betrouwbaarder, plezieriger en succesvoller maakt en niet in de laatste plaats omdat je daarmee recht doet aan de betrokken mensen. Ik verbaas me er nog steeds over hoe vaak dit ontzettend belangrijke en invloedrijke productiemiddel verwaarloosd wordt. Ook recht doen aan de menselijkheid is vermoedelijk mijn grootste drijfveer in mijn werk. Ik zie dat de vermijding daarvan, bijv. omdat men bang is voor weerstand of opziet tegen het gedoe, juist vaak leidt tot weerstand en gedoe.

 

Trainingen
Progressiegericht Werken

 

Als coach zie ik dat de last van mensen hun schouders valt of hanteerbaarder wordt als ze iets meer progressiegericht naar hun werkelijkheid kijken. Nog relatief weinig mensen kennen het gedachtegoed van Progressiegericht werken maar de interesse groeit met de dag. Door de jaren heen is mijn interesse voor wetenschap gegroeid en heb ik al doende mijn interesse voor hoog betrouwbaar organiseren (HRO), gewoontegedrag (BJ Fogg’s Kleine gewoontes) en vitaliteit kunnen combineren met het progressiegerichte. Dat heeft me persoonlijk veel gebracht en hierdoor kan ik ook voor anderen op vele fronten iets betekenen zonder dat het een afhankelijkheid creëert of eenvormig wordt. Die afwisseling, genuanceerdheid en complexiteit maakt het voor mij super interessant op die manier te blijven werken.

Vraag 4. Welke progressiegerichte interventies benut je om in lastige werksituaties vooruit te komen? Wil je eens een voorbeeld geven?

Lastige situaties kunnen allerlei gedaantes hebben en komen regelmatig voor bij iedereen. Dit besef helpt vaak al om de last ervan te verlichten en dit niet al te persoonlijk te maken in de zin van ‘dat heb ik nou altijd’. Hiermee werk je je eigen statische mindset in de hand en die mindset lijkt me niet wenselijk om effectief om te gaan met lastige situaties. Voorbeelden zie ik met name in samenwerking en veranderingen, helemaal als die verder gaan dan de eigen afdeling of werkproces. Gelukkig biedt PGW allerlei mogelijkheden om progressie te boeken in tal van lastige (werk)situaties.

Wat mij en anderen in mijn omgeving enorm helpt is om problemen te normaliseren en accepteren als iets normaals. Erkennen dat iets een probleem of last is, kan vaak al verlichting geven. Op een gegeven moment is het de kunst om het probleem om te buigen naar de gewenste situatie en te onderbouwen met ‘het waartoe’ deze situatie wenselijk is. Daarbij helpt het om een en ander ‘binnen de eigen invloedsfeer te brengen en concreet te maken’, bijvoorbeeld met de cirkeltechniek. Een belangrijk progressiegericht uitgangspunt is om uit te gaan van de bereidwilligheid en goede bedoelingen van anderen die betrokken zijn. Ook als ze niet (meteen) positief staan tegenover de situatie. In zo’n situatie helpt het om zonder angst te zoeken naar de plus achter de min

Bereidwilligheidsprincipe

Dit bereidwilligheidsprincipe vergt enige oefening en gaat niet meteen vanzelf maar uiteindelijk biedt dit vaak wel openingen om snel(ler) vooruit te komen. Wat ook goed werkt is om iemand die zich negatief uitlaat, neutraal te vragen waar hij/ zij vóór pleit of wat hij/ zij belangrijk vindt in deze situatie. Wat hieruit naar voren komt, biedt vaak aanknopingspunten om weer een stapje verder te komen. Of om te kunnen mutualiseren, met andere woorden te verenigen wat voor alle partijen belangrijk is en waar men achter kan staan.

Mijn ervaring is dat het progressieprincipe benutten door het zichtbaar maken van kleine concrete stapjes in de gewenste richting doorgaans spanning verlaagt en hoopvol(ler) stemt. Progressiegericht werken kan veel verschil maken in het hanteerbaar maken van lastige situaties, groot en klein en dat wordt door betrokkenen keer op keer enorm gewaardeerd.

Vraag 5. Wat zou je vanuit jouw ervaringen kunnen adviseren aan professionals die een soortgelijke rol vervullen als jij doet en die ook de progressiegerichte aanpak willen gaan gebruiken?

Mijn advies is probeer dingen al doende uit, houd het klein en concreet genoeg en maak het vooral niet te theoretisch. Dus gooi niet in één keer je hele werkwijze om of bekeer je hele team tot progressiegerichtheid maar voeg hier en daar eens een subtiel snufje progressiegerichtheid toe.

Bijv. stel de nuttigheidsvraag eens aan het begin van een overleg dat je hebt en kijk wat dat oplevert. Of neem een concreet vraagstuk of een actuele situatie en bekijk het door een progressiegerichte bril. Doe suggesties om dingen uit te proberen op een progressiegerichte manier. Door te experimenteren en goed voor te bereiden, merk je al doende wat in jouw context goed werkt en vragen mensen ‘als vanzelf’ om meer. Reflecteer steeds opnieuw wat in déze situatie goed zou kunnen werken. Zie het progressiegericht werken als een interessant leerproces. Werkt iets niet meteen, analyseer hoe je het de volgende keer kan fine tunen. Sta jezelf toe dat experimenten ook kunnen mislukken zonder meteen jezelf of de aanpak te diskwalificeren. Na jaren experimenteren weet ik inmiddels, progressiegericht werkt!

 

Trainingen
Progressiegericht Werken

 


Annelies van Unen, 48 jaar uit Amersfoort, senior implementatiemanager en (team)coach bij de NS. Annelies is een groot voorstander van wetenschap praktisch toepassen in de praktijk en daarom werkt ze nauw samen met verschillende promovendi van de Universiteit van Twente in het SIRA project. Daarnaast geeft ze samen met haar collega Kees Kokken 2x per jaar gastles tijdens de Masterclass Verandermanagement op de Universiteit van Maastricht waarbij ze dieper ingaan op ‘Progressiegericht werken in complexe systemen’. Sinds mei 2021 is ze eigenaar ‘Progressiegericht werkt’ en in haar vrije tijd geeft ze Kettlebell training en houdt ze van koken. Annelies volgde in 2015 de eerste training ‘Progressiegericht coachen, daarna de Vervolgtraining progressiegericht werken in 2016, vervolgens Progressiegericht werken met groepen in (2017) en als laatste Progressiegericht leidinggeven in 2018.
Na een opstartbijeenkomst door Gwenda en Coert organiseren enkele progressiegerichte professionals waaronder Annelies jaarlijks een aantal intervisie bijeenkomsten om ervaringen uit te wisselen, het progressiegerichte gedachtegoed levend te houden en ideeën op te doen.