Stel je voor dat je als reisagent in de volgende vervelende situatie bent beland. Een klant heeft een aantal maanden geleden een boeking en een aanbetaling gedaan voor een vakantiewoning, die nu door omstandigheden helaas niet meer verhuurd kan worden. Je hebt gekeken naar alternatieven voor deze klant, maar het is niet eenvoudig. Een optie die je ziet is een vakantiewoning die 250 kilometer van de oorspronkelijke geboekte vakantiewoning verwijderd ligt en die ook nog eens kleiner en minder luxe is. Je stelt een email op om de klant te informeren. Je doel is de klant te behouden en te helpen met een alternatieve vakantiewoning. Dit is je email:

Hierbij informeer ik u over uw reservering.  Helaas is het door omstandigheden niet mogelijk om uw vakantie door te brengen in de geboekte vakantiewoning. Uiteraard vind ik dit heel vervelend. Ik heb dan ook geprobeerd om een gelijkwaardig alternatief te vinden. Dit is gelukt! Ik heb een andere woning voor u uitgezocht. Een gezellige woning die helemaal gelijk is aan wat u had geboekt. In de bijlage treft u de aangepaste bevestiging aan. Voor dit alternatief zullen uiteraard geen extra kosten in rekening worden gebracht. Graag ontvangen wij binnen enkele dagen uw reactie. Mocht u nog vragen hebben, kunt u ook gerust contact met ons opnemen.

Voordat je je email verzendt, pak je eerst even de progressiegerichte communicatieprincipes erbij: erkennend, aansluiten bij het perspectief van de ander, vriendelijk, eerlijk, doelgericht, autonomieondersteunend, kleine stappen voorwaarts, benuttend wat werkt, duidelijk, vragend ipv stellend. En je legt jouw tekst naast die principes. Wat zou je dan veranderen aan de tekst?

Als je een voorbeelduitwerking wilt, dan kun je mailen naar gwendaschlundtbodien@kpnmail.nl